Archivierungsstruktur bei Bilddateien

Eine immer wiederkehrende Frage, wenn ich mit jemand über Bildarchivierung spreche oder diskutiere ist: „wie  vergibst du deine Dateinamen und wie ist deine Struktur aufgebaut ?“. In grauer Vorzeit, als ich es nicht besser wusste und auch die entsprechenden Hilfsmittel in Form von Software noch nicht so ausgereift waren, begann ich meine Bilder mit den Motivnamen zu beschriften. So gelang es mir problemlos über den Windows Explorer die Bilder zu finden. Doch mit der Zeit wurden es immer mehr Bilddateien und es kam der 350ste Eisvogel ins Archiv (in der Zwischenzeit sind es fast 5000 Bilder vom Eisvogel). Bei einer übersichtlichen Anzahl war es noch ok einen „20070523_Eisvogel_001“ oder „20070526_Eisvogel_mit_Fisch_001“ zu suchen (vor der Motivbezeichnung das Aufnahmejahr, Monat und Tag). Immer mit Unterstrichen zwischen den einzelnen Wörtern. Denn schnell hatte ich gelernt dass diese Art der Schreibweise in der Computerwelt ohne Probleme ablief. Leerzeichen und andere Zeichen sind in den Dateinamen ab und zu kritisch. Das Minuszeichen wird auch sehr gut akzeptiert. Lange Zeit arbeitete ich mit IrfanView um meine Bilder zu betrachten und die Bilder mit den entsprechenden Dateinamen zu versehen. Später kam FastStone zum Einsatz mit dem ich auch heute noch meine Vorauswahl in Punkto Schärfe durchführe, da dieses Programm seinem Namen alle Ehre macht.
Die Motive wurden in artgerechte Ordner verteilt und so ergab sich eine Struktur, die schon mal in Tiefen von 7 oder 8 Ebenen hinein ging. Eine Ordnerstruktur wie es sein könnte  und auch noch vielfach so oder ähnlich praktiziert wird ist in dem Beispielbild zu sehen.
Ein „Oberordner“ mit Bilder und darunter die verschiedenen strukturierten Ordner.  Bilder>Tiere>Vögel>Rackenvögel>Eisvogel>Eisvogel_mit_Fisch.jpg. Im Prinzip eigentlich sinnvoll und einfach. Solange es nur einige hundert Bilder waren auch ohne Probleme. Irgendwann war es mir zu viel die ganze Archivierung auf dieser Basis weiter zu betreiben.
Der Einstieg in Lightroom 1 im Jahr 2007  brachte dann die Wende. Mit diesem Programm war es möglich neben einer Bildbearbeitung auch eine Bildsuche mit Stichworten anzulegen. Es war von Anfang an erstaunlich was da möglich war. Doch erst mit Lightroom 3 im Jahr 2010 war ich so weit dass ich mich durchgewurschtelt hatte und meine immer noch aktuelle Bildarchivierung auf einen Stand brachte, der es mir ermöglicht meine Bilder (zur Zeit ca. 115000) so zu archivieren dass ich jedes Bild sekundenschnell zur Verfügung habe. Ein ganz aktuelles Beispiel dazu: Ich bekam eine eMail. Eine Agentur brauchte ganz schnell ein Bild von Dohlen die sich an einem Beutel mit Toastbrot zu schaffen machte. Das Bild existiert im Internet als Thumbnail. Da ich wusste wie ich die Stichworte vergeben habe, suchte ich nach Dohle Toast. Innerhalb einer Sekunde hatte ich das Bild, machte eine Bearbeitung und exportierte dieses als JPG. Email zur Agentur und fertig. 10 Minuten nachdem ich die eMail gelesen hatte, hatte die Agentur das Bild. Nach „alter“ Archivierungsweise hätte ich in die Tiefen der Ordnerstruktur abtauchen müssen bis zum Motiv Dohle um dort das entsprechende Bild zu suchen.
Bei meiner Archivierung ist der Dateiname der unwichtigste Teil. Er dient nur dazu der Bilddatei eine eindeutige Identifizierung im System zu geben. In meinem System gibt es keine Motivbezeichnungen im Dateinamen sondern dieser zeigt mir nur das Jahr mit einer forrtlaufenden Nummer an. Aktuell ist bei mir die Bildnummer 1809339 in Lightroom archiviert. Das heißt die Datei ist von 2018 und ist das 9339ste Bild dieses Jahres im Archiv. Nicht mehr und nicht weniger drückt diese Nummer aus. So könnte ich in einem Jahr ohne Probleme Bilder bis 1899999 im Dateinamen beschriften. Doch ich denke das werde ich wohl nicht schaffen. Die Bildnummern werden in Lightroom vergeben. So ist gewährleistet, dass nur die Bilder eine Nummer bekommen welche archiviert werden. Wird ein Bild in Lightroom einmal gelöscht, weil es sich hinterher als nicht akzeptabel erwiesen hat, fehlt diese Bildnummer natürlich in der aufsteigenden Folge. Doch das ist absolut unerheblich ob zwischen den Bildnummern Lücken sind. Wichtig ist nur die Eindeutigkeit einer Bildnummer.
Die Struktur der Ordner ist dabei auch sehr übersichtlich geworden.
Ein „Oberordner“ Bilder wie gehabt, darunter das Jahr und darunter die Tage mit den Bilddateien. Natürlich kann ich kein einziges Motiv nach dieser Struktur auf herkömmlichen Weg über den Windows Explorer oder andere Datei-Manager finden. Doch dazu habe ich ja Lightroom. Meine Bilddateien sind auch nicht nach Motiven sortiert. Es sind immer Tagesordner und je nachdem sind oft die unterschiedlichsten Motive in einem Ordner vorhanden. Wenn ich mal einen reinen Motivordner möchte, lege ich in Lightroom eine Sammlung mit diesem Motiv an. Dabei werden dann alle betreffenden Motive in Lightroom gesucht und in dieser Sammlung angelegt. Egal wann und wo sie aufgeommen wurden. Für Ordnungsfanatiker ist so eine interne Strukturierung in Ligtroom möglich.
Alle relevanten Daten zum Bild werden in den Stichworten, dem Titel, der Beschreibung  und in einem weiteren Feld, welches bei Lightroom Überschrift heißt, festgehalten. Diese vier Felder sind auch international z.B. bei Agenturen gängige Felder.
Wenn ich diese Archivierung bei Lightroomkursen den Teilnehmern zeige, winken manche sofort ab und teilen mir mit, dass sie so einen Aufwand nicht betreiben wollen. Es ist richtig dass diese Archivierung mit Arbeit verbunden ist. Vor allem wenn man sein persönliches Archivierungssystem auf diese Art der Archivierung umstellen möchte. Doch es kommt dann der Tag wenn alles umgestellt ist, dass die laufenden Bilder in Minutenschnelle beschriftet und mit allen relevanten Daten beschrieben sind.
Dazu habe ich einen Beitrag in meinem YouTube-Kanal. Dabei verwende ich nicht die Lightroom eigene Strategie der Stichwortvergabe, sondern habe mir da einen eigenen Workflow angeeignet mit dem ich meine Bilder sehr schnell mit den entsprechenden IPTC-Daten beschreiben kann.
Selbst wenn Lightroom nur für die Archivierung verwendet wird ist das Programm sehr stark. Es gibt für mich kein anderes Programm wo es so einfach ist seine Bilder mit IPTC-Daten zu beschriften und zu verwalten. Wer mit Bridge arbeitet hat natürlich auch die ganzen Stichworte aus Lightroom zu Verfügung und kann dort seine Bilder organisieren. Allerdings ist es in Bridge sehr umständlich alle Bilder mit den IPTC-Daten zu beschreiben.

Um die Daten zu sichern ist mir der Windows Explorer viel zu umständlich und zu langsam. Mit anderen Datei-Managern habe ich wenig Erfahrung. Mit anderen Sicherungsprogrammen von Acronis und Ashampoo führe ich Systemsicherungen durch. Für Sicherungen der Bilddateien verwende ich die Windows interne Funktion Robocopy. Es ist für mich die schnellste und sicherste Art komplette Sicherungen meiner Bilder durchzuführen. Die Sicherungen werden inkrementell auf zwei externe Festplatten übertragen. Die Abbilder sind absolut 1:1. Wenn meine Arbeitsfestplatte abschmiert, habe ich auf den externen Festplatten die identischen Kopien und ich kann mit Lightroom auf der externen Festplatte weitermachen als wenn es die Arbeitsfestplatte wäre.
Durch das Programm Yarcgui gibt es eine grafische Oberfläche um mit Robocopy zu arbeiten.
Bei YouTube zeige ich in einem Video wie ich die Sicherungen durchführe.